[GUIA] Automatiza los correos de tu empresa y eleva tu productividad en un 200%

[GUIA] Automatiza los correos de tu empresa y eleva tu productividad en un 200%

La clave del éxito para las empresas es la de eliminar aquellas acciones que no aportan valor. Esto no es algo que nos hayamos inventado nosotros, es una de las citas del fundador de Toyota, Sakichi Toyoda, y vaya si les ha funcionado. Nosotros apostamos por la sustitución de tareas rutinarias por bots o pequeños procesos que nos liberen de tiempo para invertirlos en acciones más productivas. En el siguiente artículo vamos a ofrecerte una guia paso a paso para aumentar tu productividad de forma exponencial.

 

Índice:

 

Bots: El incalculable valor que te aporta un asistente de tareas


Actualmente en el sector de la telefonía móvil se trabaja de una manera poco automatizada, llamadas telefónicas, reportes de datos en excel, creación de ofertas manuales e infinidad de tareas reportadas de una manera muy arcaica. Confiamos en la nueva era de los asistentes telematicos, al igual que has introducido Skype, Hangouts u otras formas de videollamadas, ¿Porque no introducir asistentes que te ayuden en tu trabajo? No es el futuro, es el presente, la economia en el sector tecnologico esta movilizandose a los asistentes virtuales, bots, inteligencia artificial, machine learning en anglosajon, llamalo como quieras, pero al final puedes percibirlo como algo que va a ahorrarte tiempo y recursos. A continuación te adjunto algunas fuentes para que observes como la invesión en estarts ups que trabajan con inteligencia artificial se está disparando:



Por si no lo sabias el propio google ha puesto desde hace un par de años a disposicion para los desarrolladores una API para que empiecen a trabajar con la inteligencia artificial Tensorflow, es su nombre. ¿Piensas que si uno de los gigantes del mundo esta destinando fondos a este sector es por el mero placer de derrochar dinero? A continuación te dejamos un par de enlaces para que eches un vistazo acerca del sector:

 

ENLACES A INFORMACIÓN
-  https://angel.co/machine-learning/jobs
- http://www.ironpaper.com/webintel/articles/machine-learning-market-statistics/
- https://techcrunch.com/2016/06/02/the-barbell-effect-of-machine-learning/
 

 

¿Por qué automatizar tus tareas diarias?

Secillo, para evitar gasto de energias y tiempo en tareas repetitivas que no requieren de una "completa" supervisión. Para nosotros la clave principal para empezar a ser productivo en tu día a día es: 

 

Centralizar el máximo número de herramientas en un único canal.

 

Nuestra herramienta de comunicación por excelencia es Slack, ya que además de la infinidad de funcionalidades sobretodo agrupa a todos los miembros de tus equipos en una única aplicación, un único canal de comunicación. Una de las grandes maravillas de slack es la posibilidad de hacer más rápido tu día a día con bots o gestores de tareas.

Existen muchas más herramientas que están en constante crecimiento y también tienen bots muy chulos, como es el caso de Telegram, Kick, Hype o incluso Fb messenger para comunicación B2C. Nosotros personalmente nos hemos decantado por slack por su infinidad de funcionalidades y porque ya estábamos familiarizados con esta herramienta. A continuación te voy a explicar un par de funcionalidades que podrás cubrir facilmente con un asistente de tareas, te muestro un par de ejemplos:
 

  • Calendarios y gestores de tareas: Fija objetivos y genera automáticamente tareas con un sólo click. ¿Conoces trello, gira o meistertask?, si no es así te aconsejamos que visites el artículo de: EFICIENCIA EN LA GENERACION DE OBJETIVOS PARA TU EMPRESA. [3.2]
  • Generación de presupuestos automatizados: ¿Cuentas con un CRM? ¿Tienes tus servicios registrados en el? entonces con solo 2 clicks, podrás generar presupuestos y facturas
  • Captación de leads con los emergentes Chatbot’s, es un aliado del e-mail marketing, ya que con canales como FB, por ejemplo, puedes automatizar tus ventas, no estamos diciendo que vayan a ser los sustitutos del email marketing, pero a dia de hoy, cada vez que recibimos un email de verdad que no piensas ¿A ver que me quiere vender este?


 

¿Donde podrás encontrar estos bots?

 

Tanto Slack como Telegram (por mencionarte las que más usuarios tienen). Tienen sus propio repositorio oficial de bots, y además cuentan con API’s para que los programadores puedan programar sus propias tareas.





Por ejemplo el repositorio de slack, está más pensado para el sector empresa, sin embargo telegram es para un sector más de ocio, ojo! que no estamos diciendo que no sea posible utilizar tu empresa por aquí, pero está más enfocado a comunidades e incluso juegos. En el siguiente repositorio encontrarás un montón de bots:





 

[GUIA] PASO 1: ¿Cómo automatizar tus tareas?

 

Si no has encontrado ningún bot que se adapte a tus necesidades puedes automatizar tareas mediante acciones personalizadas llamadas triggers o vinculaciones. Dos de los grandes del sector para hacer esto posible, y nuestros favoritos son IFTTT y Zappier. Estas aplicaciones se centran en crear un workflow entre diferentes servicios,  en concreto vinculan acciones, de forma que cuando se cumpla una condición, ocurra la otra condición. Por ejemplo te permite configurar una acción entre Excel y Twitter, de esta manera cuando te llegue un nuevo tweet, puedes guardarlo en una fila de la tabla de Excel. Tiene un montón de aplicaciones integradas y se pueden utilizar para gestión de redes sociales, tareas, o incluso para registrar tus KPI's como indicadores.  

Además en estos portales encontrarás un montón de tareas ya predefinidas y creadas ( Zaps y Applets ), que también podrás utilizar: Como ves las posibilidades son infinitas, si estás buscando una aplicación en concreto para combinarla puedes ver sus diferentes repositorios.


                       

 

CTA: En nuestro contenido interno, encontrarás una detallada guía para iniciarte en el maravilloso mundo de la automatización de tareas y aumento de la productividad.

CTA: Si te interesa el maravilloso mundo de la automatización puedes descargar un listado con todas las plataformas.

-> IDEA: RECOPILACION DE TODOS LOS COMPILADORES TIPO ZAPPIER. 

-> IDEA: RECOPILACION DE TODOS LOS CREADORES DE CHATBOTS: https://www.chatbotkit.com/

https://chatfuel.com/

 


[GUIA] PASO 2: ¿Por dónde empezar a automatizar?

A continuación te vamos a mostrar un ejemplo muy sencillo pero a la vez útil. Ya verás que si los aplicas a partir de hoy, vas a reducir tus acciones y el tiempo que inviertes en ellas de forma exponencial:



Evita los Spammers y atiende sólo los correos que de verdad te importan:


Como sabrás y sufrirás, si tu correo aparece en tu web o tienes un formulario de contacto, te coseran a spam a diario vaya.

 

Nuestro Tipconsejo: Crear un mail únicamente para el lead de contactos, crear formulario de contacto y asignarle un asunto único para que cuando llegue a tu bandeja de entrada tenga algún encabezado tipo: [PRESUPUESTO WEB].

 

Ok ¿porque hacerlo así? aparte de para evitar que te pillen el mail y te sigan fastidiando por un lado, para que el bot que vamos a crear sólo detecte las palabras del encabezado. Dependiendo de tu gestor de correos podrás utilizar una plataforma u otra,  nosotros te recomendamos Gmail ya que existen infinidad de automatizaciones creadas para este canal. Ahorrar tiempo es fácil, te pasamos un enlace por si tienes que vincular tu proveedor de correo actual con GMAIL.

 

[GUIA] PASO 3: Ok ¿Cómo integro mi correo con slack?

Como te veniamos contando en Zappier podrás customizar mucho más tu acción a automatizar, pero nosotros te ofrecemos una rápida solucion ganadora: GMAIL+SLACK (Recuerda que nosotros utilizamos esta herramienta si utilizas otra, es tu misión encontrar la función que más se adapta a ti). 

A continuación te enlazamos las automatizaciones ya creadas para que sólo tengas que darle a un botón

 

  1. IFTTT Gmail + Slack
  2. Zappier Gamil + Slack



 

CREAR PASO A PASO LA GUIA PARA MOSTRAR COMO HACERLO


 

DE ESTA RÁPIDA MANERA TENDRÁS AUTOMATIZADO Tus emails de ventas con tu canal de comunicacion. Además te vamos a facilitar tambíen un bot, ya que el propio Slack dispone de sus propios bots para correos.

 

CONCLUSIONES:
 

Ahora que ya tienes tu email automatizado con slack, viene lo mejor: Automatiza las acciones que quieras para llevar al máximo nivel tu productividad. Esto en la siguiente parte. 

Hasta la próxima!
 


 

P.D: Por sí te animas y te entra el gusanillo, te dejamos un truco avanzado para que vayas practicando

 

Responde al correo desde slack con un presupuesto tipo con un simple comando:

 

1. CREAR UN FILTRO CON EL ASUNTO DEL FORMULARIO:
http://omicrono.elespanol.com/2016/05/como-crear-filtros-de-gmail/

 

2. VINCULAR ESTE FILTRO CON SLACK: https://zapier.com/zapbook/gmail/slack/

 

3. VER SI HAN VISTO EL PRESUPUESTO: https://mailtrack.io/es/

 

RECURSOS:

https://www.google.com/inbox/

https://support.office.com/es-es/article/Organizar-la-Bandeja-de-entrada-con-archivar-barrido-y-otras-herramientas-en-Outlook-com-o-en-Outlook-en-la-web-19eee6b9-09a1-4db6-b5d6-37644190884f

http://www.clasesdeperiodismo.com/2015/02/17/5-herramientas-para-trabajar-con-tu-bandeja-de-entrada/

https://inmazambade.com/herramientas-para-gmail/

https://mailclark.ai/

 

Creado por Adolfo Tévar

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